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AOIみらいでは、お客様に最適な経営サポートを提供するために、各チームが重要な役割を果たしています。

アシスタントチームは、社員全員が働きやすい環境を整える存在です。経験豊かな正社員と責任感あふれるパート勤務の女性たちが協力し合い、入力チーム・担当チームを支えています。

チームの役割・今後の目標など、アシスタントチームのコミュニケーションリーダー、A・Sさんに伺いました。

ーーアシスタントチームの役割と業務内容について教えてください。

総務関係、お客様からお預かりした書類のスキャン・発送がおもな業務です。

総務は換気・給湯室の補充・会議室の清掃・ゴミ捨て・事務所ニュースの月1回発送。税務関連は、書類のスキャン・保存・発送、領収書や請求書の作成を行います。

法務局に出向くこともあり、戸籍謄本や印鑑証明書の取得も担当しています。月に1回、銀行窓口で振込業務をも行っています。

オフィスで行う業務がメインなので、アシスタントチームは全員オフィスに出社しています。

ーーチームの体制、役割分担はいかがですか？

正社員1名、パート勤務3名の4名で構成されています（2023年11月時点）。

パート勤務の3名は出社日が分かれていて、分担というよりは「アシスタントチームの業務を、出社した人が担当する」という体制です。4人全員が同時に出社することはなく、2人または3人で仕事を進めています。

出社したらまず短いミーティングをして仕事の割り振り、進捗状況を確認します。仕事の依頼、引継ぎ、相談は基本的にチャットワークで行います。

また、月に1回チームミーティングがあり、この日は全員が出社します。

正社員の男性は税理士業界の経験が長く、税務の知識が豊富です。分からないこと、不安なことがあったときに気軽に相談できますし、とても柔らかい雰囲気の方です。

パート勤務の女性3名は皆さん責任感が強く、引き継ぎがしっかりしているので、自分が休みの日は安心してお任せできる方々です。広い視野でチームを超えて物事を見られる人、新しい業務を積極的にこなす人、着実に仕事をする人 それぞれ長所があって、うまく回っているなと思います。

私はどちらかというと1つのことに集中しすぎてしまうので、広い視野で物事を見られる方がいるのはとても助かっています。

ーーA・Sさんが入社されてから、チームとしてチャレンジしたことはありますか？

確定申告の書類発送業務の効率化です。勤務時間が短い中で、できるだけ早く・正確に・丁寧にお客様に申告書をお届けしたいという気持ちで取り組みました。

確定申告は件数が多いですし、「早くお届けしたい」という気持ちが先行するので、気をつけないと殺伐としてしまう時期なんです。

そこで、確定申告の書類発送のマニュアルを作りました。その結果、全員が同じ手順で作業できるようになり、1件にかかる時間がほぼ全員同じになりました。

私が入社した頃はマニュアルがなく、おそらく作業手順も人によってバラバラだったと思います。私自身は、何をしているのかさえ把握できないまま過ぎ去ったのを覚えています。マニュアルがある状態で作業してみて、やっぱりマニュアルがあるとミスが防げるし、効率的に仕事ができると感じています。

また、レターパックに宛名シールを貼る作業は、確定申告時期で忙しくなる前に作業するようになりました。会社からも、「今年は去年よりもだいぶ早く終わったね」と言っていただきました。

ーー今後、どんなチームにしていきたいですか？

全員が同じレベルで仕事をできるようになりたいと思っています。今は人によってできることにバラつきがあるので、他チームの方から見て「誰に依頼しても安心して任せられるね」と思っていただけるようにしたいです。

そのためには、マニュアルを整えることが重要だと思うんですよね。マニュアルがないと毎回質問したり、人によって回答が違ったりしますが、マニュアルが完備されていれば、作業効率が上がり、ミスの可能性も減らせるので。

また、お客様との信頼関係を構築するうえでもマニュアルは大切です。私たちがお客様と直接会話をすることはないですが、お客様との最後の接点は、私たちが送る書類です。

それまで担当の方とお客様が築き上げてきた信頼関係を崩さないように、期待を裏切らないように、お名前を間違えない・丁寧に包装する・期日までに発送する、を心がけています。

ーーアシスタントチームの仕事をしていて、やりがいを感じる瞬間はどんなときですか？

私たちが資料受け取り・スキャン作業等をした後に入力チーム、担当チームと引き継がれて、お客様に資料が届きます。アシスタントチームの仕事は一番最初の部分なので、不備があるとその後の業務にも支障が出てしまいます。

何も指摘なくスムーズに業務が進んでいるのを見ると「間違ってなかった。よかった」と思います。やりがいというか安心感ですね。

ーー他のチームとの連携で心がけてることありますか？

個人的には、コミュニケーション量を増やして信頼関係を築くことが大事だと思います。ですので、出勤したときはいろんな方とお話をして、「こうして欲しいな」という要望があったときにすぐ声をかけていただける人間関係を作りたいです。

他のチームの方が困っていることがあれば把握したい、窓口になりたいと思って、コミュニケーションリーダーになりました。

ーー最後に、どんな人と一緒に働きたいですか？

スキル面だと、パソコンに詳しい人が来てくれると嬉しいです。Excelを使いこなせたり、パソコンが動かない、使い方が分からなくて困ったときに、解決方法がわかる人がいてくれると助かります。

人柄だと、パートで短時間勤務の人が多いチームなので、お互いにフォローしたり協力できる方がいいですね。誰かが休むときも「お互い様だね」という気持ちを忘れず、リスペクトし合える関係が大事だと思っています。

1人1人は仕事に対してとても前向きなので、その気持ちについてきてくれる、引っ張ってくれる前向きな方と一緒に働きたいです。